+1

Admin Officer (Office Management)

Type: Permanent

Department: Administration

Level: Experienced

Locations: Hồ Chí Minh, Vietnam

Role Purposes:

1. Thực hiện các hoạt động quản lý tòa nhà hằng ngày (dịch vụ, cung cấp, bảo trì, bãi đậu xe) để đảm bảo rằng các nhu cầu quản lý của tòa nhà được đáp ứng một cách hiệu quả:
• Quản lý chuyển phát nhanh: nhận thư và bàn giao cho Lễ tân tại Văn phòng.
• Quản lý và thực hiện dịch vụ vệ sinh, an ninh, chuyển phát nhanh & cây xanh và các dịch vụ khác, đảm bảo tuân thủ các điều khoản & điều kiện thỏa thuận dịch vụ và để đảm bảo các tiêu chuẩn dịch vụ đạt yêu cầu.
• Quản lý các hoạt động bảo trì tòa nhà & nâng cấp trang thiết bị và cơ sở vật chất văn phòng để giảm thiểu gián đoạn hoạt động kinh doanh.
• Đặt hàng và theo dõi tất cả các vật tư văn phòng và tiến hành thanh toán chi phí quản lý văn phòng hàng tháng 
• Làm việc với các phòng ban liên quan về những vấn đề liên quan đến vận hành và cải tạo văn phòng

2. Quản lý lịch đặt phòng họp
• Nhận yêu cầu và sắp xếp phòng họp cho Khách hàng và nhân viên
• Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên để đảm bảo tất cả được xử lý kịp thời và chính xác theo các tiêu chuẩn đã đặt ra.

3. Nâng cao dịch vụ
• Làm việc với các đơn vị cung cấp dịch vụ để cải thiện mức độ hài lòng về dịch vụ
• Kiểm soát và theo dõi số lượng và chất lượng của các nhà cung cấp

4. Phối hợp với cấp trên để làm việc với chủ tòa nhà 

5. Giám sát chi phí hàng tháng cho tất cả các khoản thanh toán

Skills & Knowledge:

• Có kinh nghiệm và kỹ năng quản lý các vấn đề liên quan đến hành chính, văn phòng, quản lý các đơn vị cung cấp dịch vụ
• Thành thạo MS Office, đặc biệt là Excel và Powerpoint 
• Có thể học hỏi và nắm bắt nhanh, cẩn thận, tỉ mỉ và đa nhiệm
• Có khả năng làm việc độc lập, giao tiếp tốt, nhanh nhẹn
• Tiếng Anh giao tiếp khá trở lên

Experience:

• Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm quản lý văn phòng/tòa nhà, hành chính văn phòng, admin, lễ tân,...
• Tốt nghiệp Đại học các chuyên ngành liên quan đến kinh doanh, quản lý dịch vụ,...